Masz jakieś pytania?
799 300 310Firma budowlana spod Gdańska, mniej niż 10 stanowisk w biurze. IT prowadził informatyk wzywany do awarii, kopii zapasowych nie było, a usuniętych lub uszkodzonych plików nie dało się odzyskać. Opisujemy, co zmieniliśmy w pierwszym miesiącu i dlaczego zaczęliśmy od backupu.
Opracował: Andrzej Głowacki, prezes ITvip, Gdańsk
Firma miała informatyka, którego wzywało się, kiedy coś przestawało działać. Nie było stałej umowy ani dokumentacji, a skoro na co dzień wszystko jakoś działało, nikt nie miał powodu tego sprawdzać.
Sygnały ostrzegawcze jednak były. Zdarzało się, że ważne pliki znikały albo się uszkadzały i nie dało się ich odtworzyć. Pracę trzeba było wtedy robić od nowa.
Właściciel nie zna się na IT i nie musi się znać. Brakowało mu jednak kogoś, kto powiedziałby wprost, jak wygląda IT w jego firmie i dlaczego pliki przepadają.
Czerwone lampki oznaczają rzeczy, które mogły zatrzymać pracę firmy. Pomarańczowe to koszty i ryzyka, których nikt wcześniej nie liczył.
Pliki współdzielone, na których pracuje całe biuro, nie miały żadnej kopii. Dlatego każdy usunięty albo uszkodzony plik przepadał na dobre.
Firma płaciła za więcej maszyn, niż faktycznie używała. Każdą z nich trzeba było też utrzymywać i zabezpieczać.
Firma miała Microsoft 365, a obok niego osobny serwer pocztowy. Płaciła dwa razy za to samo.
Sprzęt kupiony według wcześniejszych rekomendacji nie spełniał wymagań nowego systemu, więc niedługo po zakupie trzeba było planować wymianę.
Dyski nie były szyfrowane, hasła były słabe. Uprawnienia nadawano „na wszelki wypadek”, zamiast według tego, kto czego potrzebuje.
Na co dzień nic z tego nie było widać, bo wszystko „działało”. Takie problemy zwykle wychodzą dopiero przy pierwszym poważnym incydencie.
Każdemu zdarza się przez pomyłkę usunąć plik albo zapisać starą wersję na nowej. W tej firmie zdarzało się to już wcześniej i za każdym razem dane przepadały. Dlatego u każdego nowego klienta zaczynamy od backupu, a resztę zmieniamy dopiero potem.
Usuniętych i uszkodzonych plików nie ma skąd odzyskać.
Audyt i spis tego, co jest w firmie.
Kopie plików współdzielonych powstają, zanim zmienimy cokolwiek innego.
Ktoś przez pomyłkę nadpisuje bardzo ważny plik.
Odtwarzamy poprzednią wersję z kopii i biuro pracuje dalej.
Pomyłek nie da się wyeliminować, ludzie zawsze będą czasem coś usuwać albo nadpisywać. Można za to mieć kopię, z której da się to cofnąć. Trzeba ją tylko zrobić wcześniej, bo w dniu awarii jest już za późno.
Wzięły się z wyłączenia rzeczy, za które firma płaciła, choć ich nie potrzebowała.
Zostały tylko te, z których firma korzysta.
Poczta działa już tylko w Microsoft 365. Licencje uporządkowaliśmy.
tyle firma oszczędza rocznie. Zmiany wprowadziliśmy w pierwszym miesiącu współpracy, a przy okazji ubyło serwerów, które trzeba było utrzymywać i zabezpieczać.
Ustaliliśmy z klientem, jak często kopie mają powstawać i jak daleko wstecz trzeba móc wrócić. Dane można odtworzyć z wielu punktów w czasie, nie tylko z ostatniej kopii.
Przygotowaliśmy rekomendacje zakupowe pod realne potrzeby stanowisk i wymienialiśmy komputery etapami, żeby koszt rozłożył się w czasie.
Wdrożyliśmy te same polityki, które stosujemy u wszystkich klientów: szyfrowanie dysków, zasady haseł i uprawnienia przypisane do stanowisk.
Backup według harmonogramu, z wieloma punktami odtworzenia
5-6 tys. zł oszczędności rocznie, od pierwszego miesiąca
Sprzęt gotowy na Windows 11, wymieniany według planu
Zaszyfrowane dyski, silne hasła, uporządkowane uprawnienia
Właściciel wie, za co płaci i do kogo dzwonić, gdy coś się dzieje
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Model obsługi IT | Informatyk „z doskoku”, wzywany po awarii | Stała obsługa, opiekun i zastępca, system zgłoszeń |
| Backup plików współdzielonych | Brak kopii | Kopie według harmonogramu ustalonego z klientem, wiele punktów odtworzenia |
| Usunięty lub nadpisany plik | Plik przepadał, nie było kopii | Poprzednia wersja wraca z backupu |
| Serwery wirtualne | 6 maszyn, w tym zbędne, opłacane co miesiąc | 2 maszyny, tylko te potrzebne |
| Poczta | Microsoft 365 i osobny serwer pocztowy równolegle | Jedno środowisko: Microsoft 365 |
| Koszty IT | Opłaty za usługi, których nikt nie używał | 5-6 tys. zł mniej rocznie, od pierwszego miesiąca |
| Sprzęt | Komputery nieprzygotowane na Windows 11 | Sprzęt dobrany do stanowisk, wymieniany etapami |
| Szyfrowanie dysków | Brak | Dyski zaszyfrowane |
| Hasła i uprawnienia | Słabe hasła, dostęp „na wszelki wypadek” | Polityka haseł, uprawnienia przypisane do stanowisk |
| Wiedza właściciela | „Chyba działa” | Wie, za co płaci i do kogo dzwonić |
Informatyk wzywany „z doskoku” to w małych firmach częsty układ. Robi, co umie, a właściciel nie ma jak sprawdzić, czy to wystarcza. Wychodzi to dopiero przy pierwszym poważnym incydencie.
Zobacz też, jak wygląda obsługa informatyczna firm w Gdańsku i dlaczego firmy z Trójmiasta wybierają ITvip.
Pytanie nie brzmi „czy”, tylko „kiedy”.
Tak, jeśli firma ma backup z kilkoma punktami odtworzenia. Wtedy można wrócić do wersji sprzed pomyłki. Jeśli kopii nie ma, plik zwykle przepada, tak jak wcześniej w firmie z tego case study.
Od audytu i backupu. Najpierw sprawdzamy, co jest w firmie, i robimy kopie danych. Dopiero potem porządkujemy serwery, licencje, sprzęt i zabezpieczenia.
Tak. Firma z tego case study ma poniżej 10 stanowisk w biurze. Obsługujemy firmy z Gdańska, Gdyni, Sopotu i okolic, a zdalnie także z całej Polski.
Najczęściej z usług, za które firma płaci, choć ich nie używa. W tym przypadku były to zbędne serwery wirtualne, podwójna poczta i nieuporządkowane licencje. Razem dało to 5-6 tys. zł rocznie. W każdej firmie ta kwota będzie inna.
Nic. Konsultacja jest bezpłatna i rozmawiasz na niej z ekspertem IT, nie z handlowcem.
Na bezpłatnej konsultacji rozmawiasz z ekspertem, nie z handlowcem. Powiemy wprost, gdzie są największe ryzyka w Twoim IT.
Umów bezpłatną konsultacjęlub zadzwoń: 506 082 432